Розгляньмо порядок проведення та документальне оформлення типових касових операцій ОСББ.

Важливо!

Касові операції, не пов’язані з проведенням розрахунків під час продажу товарів (надання послуг),  у т.ч. сплата вступних, членських і цільових внесків, у розумінні Закону про РРО, ОСББ можуть здійснювати в касах підприємства з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів (лист ДФСУ від 27.10.2015 р. № 22787/6/99-99-22-07-03-15). Коментар до такої позиції контролерів читайте в матеріалі «ОСББ отримує готівку в касу: чи можна без РРО».

Таким чином, касові операції, які слід здійснювати через РРО, у поточному матеріалі НЕ розглядатимемо.

Чи потрібна ОСББ каса

Запитання «Чи потрібна ОСББ каса?» постає доволі часто. Відповідь однозначна — каса потрібна ОСББ, як і будь-якому підприємству, котре здійснює операції з готівкою.

Порядок ведення касових операцій для підприємств та організацій визначено в Положенні про ведення касових операцій в національній валюті України, затвердженому постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637, далі — Положення № 637. Норми Положення № 637 є обов’язковими для підприємств (організацій), котрі здійснюють касові операції.

Касові операції — це операції підприємств (підприємців) між собою та з фізичними особами, що пов’язані з прийманням і видачею готівки під час проведення розрахунків через касу з відображенням цих операцій у відповідних книгах обліку. Каса — це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів (п. 1.2 гл. 1 Положення № 637).

Окреме приміщення для каси не є обов’язковим, однак бажане, адже п. 4.1 гл. 4 Положення № 637 передбачено, що керівник підприємства зобов’язаний забезпечити належне облаштування каси та надійне зберігання готівкових коштів у ній. Зазвичай готівкові кошти й інші цінності зберігають у сейфі.

Слід пам’ятати: зберігання в касі готівки й інших цінностей, що не належать підприємству, заборонене.

Хто може бути касиром

Під час прийняття на роботу касира підприємства керівник оформлює відповідний наказ і підписує з майбутнім працівником договір про повну матеріальну відповідальність (п. 4.7 гл. 4 Положення № 637). Типовий договір про повну матеріальну відповідальність може бути таким: зразок договору.

Важливо!

Касир є матеріально-відповідальною особою та несе повну матеріальну відповідальність за довірені йому грошові й інші цінності.

Іще одна важлива вимога, яку містить Положення № 637, — обов’язок ознайомити особу, яка виконуватиме функції касира, із вимогами Положення № 637 під розписку. Текст розписки може бути таким: зразок розписки.

Нерідко функції касира покладаються, наприклад, на головного бухгалтера ОСББ (іншу особу) — це не заборонено. Із цим погоджується й Мінпраці в листі від 15.10.2007 р. № 250/06-186-07. Водночас укладення договору про матеріальну відповідальність й отримання розписки є обов’язковими процедурами в будь-якому разі. Водночас варто пам’ятати про  ст. 32 КЗпПУ, згідно з якою заборонено покладення на працівника підприємства обов’язків, котрі передбачають матеріальну відповідальність, без його згоди. А тому, перш ніж покласти на головного бухгалтера обов’язки касира, не завадить заручитися його згодою.

Документальне оформлення касових операцій

Отримання й видача готівкових коштів здійснюється відповідно до оформлення прибуткових касових ордерів (далі — ПКО, типова форма № КО-1, додаток 2 до Положення № 637) і видаткових касових ордерів (далі — ВКО, типова форма № КО-2, додаток 3 до Положення № 637). Для обліку касових операцій використовується касова книга (далі — КК, типова форма № КО-4, додаток 5 до Положення № 637).

Порядок ведення касової книги

Кожен аркуш касової книги складається із двох частин (основного аркуша й відривного листа), записи в яких мають бути ідентичні та здійснюються під копірку (у продажу є вже прошиті касові книги із самокопіювальними аркушами). Основні аркуші складають, власне, касову книгу й лишаються в ній. Відривна частина, яка називається «Звіт касира», після заповнення відривається та разом із підтвердними документами про надходження й витрачання готівки передається до бухгалтерії підприємства.

Перед початком використання аркуші касової книги та звітів касира їх слід пронумерувати (вони повинні мати однакові порядкові номери). Саму книгу необхідно прошити, скріпивши аркушем (за зразком, наведеним у додатку 5 до Положення № 637). На цьому аркуші зазначаються кількість прошитих і пронумерованих сторінок, П.І.Б. відповідальних осіб (голови правління та головного бухгалтера), ставляться їх підписи та печатка (за її наявності). Наведімо зразок аркуша.

Приклад

Ця процедура передбачена для унеможливлення зловживань і є обов’язковою навіть у випадку, коли функції головного бухгалтера та касира виконує одна особа. Нумерація аркушів кожної наступної касової книги, відкритої після закінчення використаної, розпочинається з «1».

Записи до касової книзи вносяться лише в ті дні, коли здійснювались операції з готівкою. При цьому перед проведенням першої операції відповідного дня слід зазначити дату й залишок готівки на початок дня (який має дорівнювати залишку готівки на кінець дня, у якому востаннє здійснювались операції з готівкою). Записи до касової книги вносяться на підставі належним чином оформлених ПКО та ВКО. Наприкінці дня виводиться залишок готівки з урахуванням залишка на початок дня, надходжень і видатку готівки.

Виправлення в касовій книзі, як правило, не допускаються. Якщо виникла необхідність внести виправлення, вони мають бути засвідчені підписами касира та головного бухгалтера (особи, на яку покладено виконання обов’язків головного бухгалтера) — п. 4.2 Положення № 637.

Записи в касову книгу провадяться касиром за кожною операцією надходження або видачі коштів на підставі відповідних прибуткових і видаткових документів у день її здійснення. Наприкінці робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки на кінець робочого дня (відповідно, залишок готівки на початок наступного робочого дня) та передає до бухгалтерії відривний аркуш касової книги «Звіт касира» з усіма прибутковими та видатковими документами (ПКО, ВКО, відомостями тощо). Оформлюється таке передання документів від касира до бухгалтерії розпискою, яка наведена в самій касовій книзі, на кожній сторінці (п. 4.3 Положення № 637).

Значно спрощений облік ведення касової книги в електронному вигляді. Так, згідно з п. 4.4 Положення № 637, касова книга може вестися в електронній формі за допомогою відповідних технічних пристроїв. При цьому мають бути виконанні такі вимоги:

1. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення й роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги, які, своєю чергою, мають відповідати формі та змісту касової книги в паперовій формі.
2. Записи в «електронній» касовій книзі здійснюються на підставі відповідної інформації з касових документів.
3. Сторінки «електронної» касової книги мають нумеруватись автоматично в порядку зростання з початку року.
4. У разі роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» наприкінці місяця має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування наприкінці року ― їх загальна кількість за рік. Після роздрукування електронних  «Вкладного аркуша касової книги» і «Звіту касира» касир зобов’язаний перевірити правильність оформлення цих документів, підписати їх і передати  «Звіт касира» разом із відповідними касовими документами до бухгалтерії під розписку у «Вкладному аркуші касової книги».
5. «Вкладний аркуш касової книги» протягом року зберігається касиром окремо за кожен місяць. Після спливу календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника й головного бухгалтера підприємства, а підшивки формуються в книгу, яка скріплюється відбитком печатки підприємства.

Зразок заповнення окремої сторінки касової книги за посиланням.

Оформлення прибуткових касових ордерів

Усі готівкові кошти, що надходять до каси підприємства, повинні в день їх надходження та в повній сумі оприбутковуватися (п. 2.6 Положення № 637). Сума оприбуткованої готівки має відповідати сумам, зазначеним у відповідних документах.

Оприбуткування готівки в касі підприємства — це здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів (п. 2.6 Положення № 637).

Оприбуткування готівки оформлюється ПКО. Він складається із двох частин:

1. основної, яка лишається в касира;
2. відривної (квитанція до касового ордера), яка видається особі, від котрої прийнято готівку в касу підприємства.

Оформлення прибуткового ордера, зрештою, як і інших касових документів, — украй відповідальна справа, а порушення під час заповнення чи відсутність того чи іншого реквізиту може бути підставою для застосування фінансових санкцій до підприємства, а також адміністративних — до його посадових осіб.

Отже, оприбуткування готівки в касу здійснюється за ПКО, підписаним головним бухгалтером. Квитанція до ПКО, котра видається особі, що внесла готівку, засвідчується печаткою підприємства та підписами головного бухгалтера й касира підприємства. Нумерація прибуткових касових ордерів розпочинається з початку року з № 1, із попереднього року й на наступний рік не продовжується. Особливу увагу треба приділити наявності всіх підписів, а також нумерації, дати й суми готівки (однакові на ПКО та квитанції). Решту рядків ПКО також слід заповнити, зокрема:

• «Прибутковий касовий ордер №___ від «__» ________________ 20__ р.» — указується номер і дата оформлення ПКО. При цьому вони мають відповідати даті й номеру, за якими ПКО зареєстрований у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів;
• «Найменування підприємства (установи, організації)» — указується назва юридичної особи, яка приймає готівкові кошти;
• «Код аналітичного рахунка» і «Код цільового призначення» — заповнюються лише в тому разі, якщо це передбачено касовою дисципліною на підприємстві. Наприклад, розроблена система кодування господарських операцій;
• «Прийнято від» — зазначається інформація про особу (суб’єкт господарювання), від якої прийняті готівкові кошти. Зауважимо: згідно з п. 3.10 Положення № 637, цей реквізит не заповнюється в ПКО, оформлених на загальну суму проведених ОСББ касових операцій (отримання готівки з банку за чеком й оприбуткування її в касі тощо);
• «Підстава» — указується підстава для внесення готівкових грошових коштів у касу. Залежно від змісту господарської операції це можуть бути: договір, рахунок, письмовий наказ керівника чи його усне розпорядження (у такому разі доцільно зазначити: «розпорядження керівника»), авансовий звіт працівника тощо;
• «Сума» — зазначається фактично отримана сума коштів. Якщо ОСББ є платником ПДВ, то в цьому полі зазначається загальна сума отриманих коштів, включаючи суму ПДВ. Сума в гривнях указується прописом, копійки — цифрами. Наприклад, «Двадцять одна тисяча шістсот грн 00 коп.»; «Нуль грн 97 коп.»;
• «Додатки» — указують документи, що додаються до ПКО. Це можуть бути як документи про здійснення певної господарської операції (наприклад, договір, рахунок, акт тощо), так і документи, що посвідчують особу, яка вносить кошти.

Дані табличної частини ПКО — комірки «Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — переносяться до відповідної графи касової книги. Дані комірки «Сума цифрами» мають відповідати заповненим прописом рядкам «Сума» ПКО та Квитанції до ПКО.

Поля відривної частини ПКО заповнюються аналогічно до основної частини. Однак на відривній частині ставиться печатка підприємства.

У касових ордерах, які оформлюються на загальну суму здійснених підприємством касових операцій (отримання готівки з банку за чеком й оприбуткування її в касі тощо), реквізит «Одержав» або «Прийнято від» не заповнюється (п. 3.10 Положення № 637).

Наведімо зразок заповнення ПКО (див. за посиланням).

Оформлення видаткових касових ордерів

Видача готівки з каси здійснюється за видатковими касовими ордерами (типова форма № КО-2, додаток 3 до Положення № 637) (п. 3.4 Положення № 637). Документи на видачу готівки повинні підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, уповноважений на це керівником. Окрім того, обов’язково мають бути підписи особи, яка отримала кошти за ВКО, і касира підприємства.

ВКО, зокрема, оформлюються для:

• унесення коштів до каси банку й зарахування на поточний рахунок підприємства;
• виплати заробітної плати працівникам підприємства за трудовими та цивільно-правовими договорами;
• видачі коштів підзвіт працівникам підприємства для закупівлі товарів (оплати робіт, послуг), на відрядження, а також для сплати податків й обов’язкових платежів.

До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо. У зв’язку із цим є ще один випадок, коли підпис керівника на ВКО не потрібен, — якщо на документах, які є додатками до ВКО, є дозвільний напис керівника підприємства. Видачу готівки касир здійснює лише особі, зазначеній у ВКО.

Зокрема, у таблиці відображено покрокове заповнення реквізитів ВКО.

Таблиця

Заповнення ВКО

(типова форма № КО-2)

Виправлення в касових ордерах забороняються (п. 3.10 Положення № 637). Касир під час отримання касових документів зобов’язаний перевірити наявність і достовірність на документах відповідних підписів, а також правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів (п. 3.12 Положення № 637). У разі невиконання хоча б однієї з указаних вимог касир повертає документи для відповідного оформлення.

Операції за касовими ордерами можуть бути здійснені лише в день їх складання. Видачу касових ордерів на руки особам, які вносять чи отримують готівку, заборонено (п. 3.10 Положення № 637).

ПКО та ВКО до передавання касиру для виконання реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма № КО-3 і типова форма № КО-3а, наведені в додатку 4 до Положення № 637), який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями (п. 3.11 Положення № 637). Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів також може здійснюватися в електронному вигляді.

Для кращого сприйняття наведених вище рекомендацій щодо заповнення ВКО до вашої уваги — приклади заповнення:

• приклад складання окремого ВКО під час виплати заробітної плати (див. за посиланням).
• приклад складання загального ВКО під час виплати заробітної плати за відомістю на виплату грошей  (див. за посиланням).
• приклад заповнення ВКО в разі здавання готівки до банку через касира (див. за посиланням).

Відомість на виплату грошей

Іще одним касовим документом є відомість на виплату грошей (типова форма № КО-1, додаток 1 до Положення № 637). Її також називають платіжна відомість (далі — Відомість). Цей первинний документ використовують при виплаті заробітної плати працівникам підприємства чи позаштатним працівникам. Зазначимо: такі виплати можна здійснювати й кожній особі окремо з використанням ВКО, однак, коли кількість працівників значна, доцільно застосовувати Відомість.

Підприємства мають право зберігати в касі готівку понад установлений ліміт, одержану в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, протягом 3-х робочих днів, включаючи день отримання коштів із банку (п. 2.10 Положення № 637). Одержані в банку та не використані за призначенням протягом цього строку кошти мають бути повернені в банк не пізніше наступного робочого дня банку. Тобто підприємство має право зберігати в касі готівку понад установлений ліміт каси в сумі, що зазначена у Відомості, протягом 3-х робочих днів. Кошти в межах установленого ліміту можна зберігати в касі постійно. Трапляється, що через ті чи інші причини заробітна плата може бути не видана певній особі (особам) протягом установленого строку — відрядження, хвороба тощо. Такі кошти називають депонованими.

Депонована заробітна плата — готівкові кошти, що одержані підприємствами для виплат, пов’язаних з оплатою праці, та не виплачені в установлений строк окремим фізичним особам.

Відповідно до п. 3.9 Положення № 637, у цій ситуації касир має діяти в такий спосіб:

• у Відомості навпроти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, власноруч зробити напис «депоновано» (або скористатися штампом «Депоновано» — за наявності);
• скласти реєстр депонованих сум;
• у Відомості зазначити фактично виплачену суму й недоодержану суму виплат, що підлягає депонуванню, звірити ці суми із загальною сумою виплат і засвідчити написи своїм підписом;
• на підставі оформленого бухгалтерією ВКО (на суму фактично виплачених коштів за Відомістю) здійснити запис у касовій книзі.

Кошти, що підлягають депонуванню (поверненню в банк), оформлюються однією сумою одним ВКО.

Так само, як і в касових ордерах, виправлення у Відомості не допускаються. До того ж мають бути наведені всі передбачені реквізити й заповнені необхідні рядки та графи відомості, а також підписи осіб, які отримали гроші, й осіб, котрі склали, здійснили виплату грошей та перевірили Відомість (на невеликих підприємствах це може бути одна й та сама особа). Окрім того, Відомість підписують керівник і головний бухгалтер підприємства.

Надалі депоновану (повернену в банк) заробітну плату можна виплатити працівнику підприємства — або отримавши гроші з банку в касу підприємства, або за рахунок готівки, яка наявна в касі підприємства.

Ліміт каси

Ліміт каси та строки здачі готівки в банк

Як визначено п. 1.2 Положення № 637, ліміт залишка готівки в касі — гранична сума готівки, яка може зберігатися в касі підприємства в позаробочий час. Готівкова виручка (готівка) у сумі, що перевищує встановлений ліміт, обов’язково здається в установу банку для зарахування на поточний рахунок підприємства. Якщо підприємство користується рахунками в декількох банках, готівка може бути внесена на будь-який із цих рахунків. Здавання готівки може здійснюватися самостійно підприємством чи оплатно через спеціалізовані інкасаторські служби. Строки здавання готівки до банку встановлюються підприємством за домовленістю з відповідним банком згідно з вимогами, установленими п. 5.1 Положення № 637:

• для підприємств, що розташовані в населених пунктах, де є банки, — щодня, у день надходження готівки до каси підприємства;
• для підприємств, у яких час закінчення робочого дня (має бути встановлений правилами внутрішнього трудового розпорядку) не дає змоги забезпечити здавання готівки в день її надходження, — не пізніше наступного робочого дня за днем надходження готівки;
• для підприємств, котрі розташовані в населених пунктах, де немає банків, — не рідше ніж раз на 5 робочих днів.

Готівка в межах ліміту може перебувати в касі підприємства. Зазначимо: під час проведення перевірок контролюючі органи завжди звертають увагу на дотримання підприємством ліміту каси, адже за це порушення встановлені значні фінансові санкції.

Ліміт каси новоствореним ОСББ

Новостворене ОСББ, що має намір приймати в касу готівкові кошти, на перші 3 місяці роботи повинно встановити ліміт каси за прогнозними розрахунками. Розраховує ліміт каси ОСББ самостійно, використовуючи правила, визначені р. 5 Положення № 637 і на підставі Розрахунку встановлення ліміту залишка готівки в касі (додаток 8 до Положення № 637, далі — Розрахунок).

Ліміт каси  (прогнозний, на перші 3 місяці діяльності ОСББ,  а надалі — фактичний) слід розраховувати на підставі таких показників: або розрахунку середньоденного надходження готівки в касу, або розрахунку середньоденної видачі готівки з каси. Який із показників обрати для визначення ліміту,  ОСББ обирає самостійно (п. 5.3 Положення № 637). Ми вважаємо, ОСББ (беручи до уваги специфіку діяльності) доцільно використовувати перший показник — середньоденне надходження готівки в касу. Середньоденне надходження готівки розраховується таким чином:

СНГ = ГН/РД,

де:

• СНГ — середньоденне надходження готівки;
• ГН — готівкові надходження за будь-які 3 календарні місяці поспіль із 12 місяців, що передують місяцю встановлення (зміни) ліміту. Під час розрахунку цього показника не враховуються суми, одержані за цей період в установах банку;
• РД — кількість робочих днів підприємства за обрані 3 місяці.

Визначений ліміт затверджується внутрішнім наказом ОСББ. Протягом 2-х тижнів від спливу 3-місячного строку з початку роботи ОСББ визначений на підставі прогнозних розрахунків ліміт установлюється на підставі фактичних показників. Надалі за наявності об’єктивних факторів (зміни в розмірах надходження/витрат готівки, режиму роботи підприємства тощо) ліміт та/або строки здавання готівки в банк можуть переглядатися. При цьому підприємству дозволено вибрати показники будь-яких 3-х місяців поспіль з останніх 12 календарних місяців. Документи, які підтверджують обставини, що виявилися підставою для зміни ліміту та/або строків здачі готівки до банку, додаються до відповідного наказу підприємства про зміну ліміту й/або договору з банком.

Пунктом 5.4 Положення № 637 установлено, зокрема, такі вимоги щодо встановлення ліміту:

• підприємствам, яким установлено строк здавання готівки в банк щоденно, у день надходження готівки чи наступного дня від її надходження в касу, — не більш ніж розмір середньоденного надходження готівки за будь-які 3 місяці поспіль з останніх 12;
• для підприємств, розташованих у населених пунктах, де немає банків, — не більше 5-кратного розміру середньоденного надходження готівки за будь-які 3 місяці з останніх 12;
• підприємствам, у яких показник середньоденного надходження дорівнює нулю або менший, ніж 10 НМДГ (нині — 170 грн), — не більше 10 НМДГ.

Як бачимо, при своєчасному та правильному оформленні відповідних документів (Розрахунку, наказу тощо) будь-яке підприємство може встановити собі ліміт у межах 10 НМДГ.

Важливо пам’ятати!

1. Якщо підприємство, незалежно від причин, не встановило ліміту каси, він вважається рівним нулю. Таким чином, будь-яка сума готівки, наявна в касі на кінець робочого дня й не здана в банк, відповідно до вимог Положення вважається понадлімітною.
2. Якщо підприємство визначило ліміт неправильно, із перевищенням фактичних розмірів, його ліміт вважається діючим на рівні встановлених граничних розмірів. А отже, «понадлімітні» суми для застосування штрафних санкцій визначатимуться контролюючими органами на підставі правильно обчисленого ліміту.
3. Відповідальність за встановлення ліміту каси підприємства та достовірність показників, що зазначені в Розрахунку, несе керівник підприємства.

Корисно знати

Готівкові кошти не вважаються понадлімітними в день їх надходження, якщо вони були здані в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків не пізніше наступного робочого дня банку або були використані підприємством (без попередньої здачі до банку й одночасного отримання з каси банку на зазначені потреби) наступного дня на потреби підприємства, наприклад, видані підзвіт на господарські потреби (оплату товарів/робіт, послуг) тощо. Індульгенція встановлена п. 5.9 Положення № 637.

Приклад

Розрахунок ліміту каси новоствореного ОСББ

Новостворене ОСББ «Чотири брами» із метою дотримання вимог Положення № 637 склало 30.09.2015 р. Розрахунок установлення ліміту залишка готівки в касі на жовтень – грудень 2015 року. Прогнозні показники ґрунтуються:

• на рішенні загальних зборів ОСББ, яким установлено, що сукупні внески співвласників для забезпечення статутної діяльності ОСББ становитимуть щомісяця 120000 грн/місяць і повинні вноситися співвласниками в касу ОСББ не пізніше 25 числа поточного місяця;
• на даних Правил внутрішнього трудового розпорядку ОСББ, яким установлено робочий час працівникам ОСББ у будні дні, із понеділка по п’ятницю, із 9.00 до 18.00, із перервою на обід із 13.00 до 14.00. Відповідно, кількість робочих днів становить 65 днів (21 + 21 + 23). Договором із банком установлено, що строки здавання готівки в банк — щоденно, не пізніше наступного робочого дня підприємства та банку за днем надходження готівки в касу підприємства. Прогнозний ліміт залишка готівки в касі становить: (120000,00 грн х 3) / 65 = 5538 грн.

За умовою прикладу заповнення Розрахунку буде таким: див.  за посиланням.

Зазначений у Розрахунку ліміт повинен бути затверджений наказом ОСББ. Таким чином, ОСББ «Чотири брами» має право лишати в касі підприємства в позаробочий час суму, яка не перевищує 5538 грн. Не пізніше 14 січня 2016 року ОСББ «Чотири брами» зобов’язане переглянути ліміт на підставі фактичних показників за період жовтень – грудень 2015 року.

Олег КОРУЖИНЕЦЬ,

o.k. consulting [бюро підтримки бізнесу